Pro zlepšení a zefektivnění spolupráce mezi hráči, trenéry a rodiči jsme pro náš klub zavedli nový informační systém. Na všechny obrázky z našeho návodu je možné kliknout a tím se zobrazí v plném rozlišení.
Změny v návodu:
7.2.2026 – základní přehled systému, publikování návodu
Registrace, prvotní přihlášení
Přihlášení přes zvací email
Rodičům, kteří hlásili trenérům své emailové adresy, přišel do mailu „zvací“ odkaz, díky kterému můžete své dítě do systému zaregistrovat.
Poté, co klikněte na odkaz, jste automaticky přesměrovaní do našeho systému a budete vyzvaní, abyste vyplnili nové heslo a ještě jednou své heslo potvrdili.
Jakmile heslo vyplníte, dostanete se na přihlašovací obrazovku, kde se již budete moct přihlásit. Ihned po přihlášení budete vyzvaná k tomu, abyste doplnili profil svého dítěte. Pokud potřebujete mít k profilu svého dítěte přístup oba dva rodiče, pak v sekci „Zákonní zástupci“ vyplňte oba dva rodiče a nastavte si, zda chcete být oba dva notifikováni o změnách.
V levém menu jsou červeně zvýrazněné povinné položky, které ještě nebyly vyplněny a bez jejich vyplnění Vás systém nepustí dále. Jakmile je však vyplníte, dostanete se k potvrzení povinného souhlasu. Tento souhlas nám ukládá legislativa vyžadovat, abychom mohli pracovat s osobními údaji vašich dětí. V rámci souhlasu zároveň potvrzujete, že některá osobní data (např. jméno, příjmení, datum narození) jsme povinni předávat i na basketbalový svaz z důvodu registrace hráčů, případně Národní Sportovní Agentuře z důvodu žádostí o čerpání dotací Můj klub. Osobní data jsou však v systému zabezpečená a neoprávnění uživatelé se k nim nedostanou. Rodiče vidí osobní údaje pouze svých dětí, trenéři vidí neúplný profil dětí, které patří k němu do týmu a jen výbor klubu má dostupná všechna osobní data.
Výborně, nyní jste prošli vytvořením profilu vašeho dítěte a nyní již můžete plně pracovat s naším systémem.
Registrace nového člena bez zvacího emailu
Pokud jste trenérům svůj email nezasílali, pak využijte odkazu „Registrace nového člena„. Důležité upozornění – v takovém případě vyplňujte jméno, příjmení i datum narození dítěte, které u nás hraje basket. Při registraci není úplně dobře použito spojení „Vaše jméno“ atd., protože do systému skutečně potřebujeme dodat jména hráčů a hráček. Jména vyplňujte bez zdrobnělin, včetně diakritiky – tak jak jsou v rodném listě.
Registrace nového člena
Poté, co vyplníte základní údaje typu občanství, rodné číslo, bydliště, atd., budete systémem vyzvaní, abyste potvrdili souhlasy se zpracováním osobních údajů.
Následně dojde administrátorovi tato přihláška k potvzení. Pokud se jméno dítěte shoduje se záznamy od trenérů, pak je registrace schválena a dítě je přidáno na soupisku daného družstva.
Přidání více dětí do jednoho účtu
Není výjimkou, že u nás mají rodiče více dětí. I na takovou variantu systém myslí, akorát si musíte pamatovat heslo, které jste vyplnili při registraci.
Poté, co máte všechny vaše děti do systému přidané, můžete po přihlášení do systému v pravém horním rohu kliknout na kruh s iniciály a zvolit možnost „Přepínání účtů“ a následně zvolit „Přidat účet“.
Nyní vás systém přepne na přihlašovací obrazovku. Tady vyplňte uživatelské jméno dalšího dítěte, které chcete pod svůj profil přidat (a které bylo již dříve do systému registrováno). Pokud se shodují emaily u více vašich dětí, pak využijte možnost uživatelského jména, které je v drtivé většině případů ve formátu jmeno.prijmeni a hesla, které jste si pro dané dítě vyplnili.
Když se takto přihlásíte, tak již v menu, kde jste klikali na přepínání účtů uvidíte profily ostatních dětí a budete se tak moct plynule bez odhlašování přepínat mezi profily jednotlivých vašich dětí.
Tréninky
Jeden z hlavních modulů systému je modul tréninky. Pokud víte, že jsou děti nemocné, nebo například na škole v přírodě, zaklikněte u daného dítěte pro dané tréninky křížek, že se tréninků nezúčastní a do poznámky doplňte důvod, proč se účastnit nebude. Analogicky platí i to, že když víte, že se vaše dítě tréninku zůčastní, tak zaškrněte zelenou fajfku a potvrďte tím trenérům, že s vašim dítětem na tréninku můžou počítat. Trenéři tak budou vědět, s kolika hráči na tréninku mají počítat a podle toho si připraví vhodnou náplň tréninku.
Každý trenér má možnost následně docházku na tréninku editovat dle skutečnosti a docházku následně během tréninku uzavřít, aby v uplynulých trénincích již nedocházelo k dalším změnám.
Omluvenka může vypadat například nějak takto:
Nominace na zápasy
Zápasy se do systému importují automaticky z ČBF. Díky tomu je u zápasů viditelné, kde se bude hrát, v jaký datum a pokud je už známý i čas, tak i v kolik bude zápas začínat.
Ve chvíli, kdy trenéři nominaci vyplní, mají vám možnost zaslat informaci o nominaci emailem a jako upozornění do aplikace.
V tu chvíli nám prosím co nejdřív nominaci potvrďte, případně zdůvodněnou zamítněte, abychom mohli nominovat, jsou-li, nahrádníky.
Během potvrzování může být trenéry vyžadováno doplnění informace ohledně dopravy – zda jedete po vlastní ose a nikoho vzít nemůžete, případně zda máte volné místo v autě a nebo naopak potřebujete, aby vaše dítě někdo odvezl. Toto všechno pak pomůže zkoordinovat celý zápas.
Platby, faktury, potvrzení pro pojišťovny
Další poměrně zásadní vylepšení, v rámci modulu platby budeme jednotlivé platby (např. za soustředění, nebo členské příspěvky) zadávat prostřednictvím našeho systému.
Každé dítě má svůj vlastní variabilní symbol, který prosím neměňte, díky tomu totiž dochází k párování plateb a aktualizaci přehledu, zda již máte danou platbu uhrazenou, nebo zda ještě čeká na zaplacení, případně je již po splatnosti.
V rámci rozjedzdu systému zatím nemáme zprovozněné automatické párování plateb (bude zprovozněno v řádu jednotek týdnů) a nyní tedy párování funguje na principu ručního nahrávání výpisu z účtu. Proto může dojít k několikadennímu prodlení, než se platba v systému zobrazí jako zaplacená. Za několik týdnů toto všechno bude fungovat automaticky a hned po připsání platby na účet bude tento stav zohledněn i v systému.
Když u dané platby kliknete na tlačítko „Detail“, zobrazí se vám QR kód, který usnadní posílání plateb i vám, protože nebudete muset složitě opisovat VS, číslo účtu a další údaje. Zároveň si můžete k dané platbě stáhnout i fakturu.
Ve chvíli, kdy bude platba spárována a bude v systému svítit jako uhrazená, můžete si stáhnout automaticky vygenerované potvrzení o zaplacení, které obsahuje veškeré náležitosti pro zdravotní pojišťovny či zaměstnavatele, kteří přispívají na sportování vašich děti.
Dokumenty – zatím nepoužito
V této sekci budou uloženy dokumenty potřebné například pro soustředění (bezinfekčnost, zdravotní potvrzení, seznam věcí, …)
Zdravotní prohlídky
Legislativa nám (vám) ukládá, že ve chvíli, kdy děti provozují organizovaný sport, je potřeba, aby podstoupili pravidelnou zdravotní prohlídku. Abyste tyto dokumenty nemuseli odevzdávat trenérům v tištěné podobě, je možné tyto prohlídky nahrát prostřednictvím modulu zdravotní prohlídky.
Výhodou je, že jakmile se bude blížit konec platnosti zdravotní prohlídky, systém vás na to upozorní a vy tak budete vědět, že je potřeba zařídit zdravotní prohlídku novou.
Sklad – zatím nepoužito
V rámci tohoto modulu budeme evidovat klubový majetek, který je zapůjčený jednotlivým hráčům či hráčkám. Aby byl přehled o tom, kdo kdy co dostal propůjčeno a tedy abychom pak také věděli, od koho co chceme vracet 🙂 Budeme zde evidovat například dresy jednotlivých hráčů, basketbalové balóny, atd.
Bazar
Děti rostou, rodiny se stěhují a může tak nastat situace, že již hráčka nevyužije míč velikosti 5, nebo že třeba basketbalový koš, který byl na zahradě, se do nového obydlí nevejde. Pro všechny podobné případy zde slouží modul bazar, kde můžete ostatním nabídnout to, co už nepotřebujete. Tato sekce je primárně pro vás – rodiče našich dětí, tedy zde můžete inzerovat to, co by se ostatním mohlo hodit..
Komunikace
Systém má i vlastní nástěnky, kam se můžou psát ze strany klubu nějaké příspěvky a ty pak následně ostatní mohou komentovat, dále pak možnosti chatování mezi jednotlivými hráčkami, nicméně ze zkušeností z používání tohoto systému v jiném klubu i nadále zůstal zachován Whats app a jeho skupiny. Nebudeme tedy nijak na sílu tlačit přesun veškeré komunikace do našeho nového systému a minimálně v současné chvíli i nadále zachováváme původní Whats app skupiny pro komunikaci mezi daným družstvem. Uvidíme do budoucna, zda to tak bude i nadále, nebo zda se komunikace více přesune směrem do systému.
Závěr
Pokud jste se někde zasekli, nebo byste chtěli návod jakkoliv rozšířit, zdetailnit, cokoliv, neváhete se obrátit na správce tohoto systému – Michala Tomana ( tomanmi@gmail.com )